L'importance de l'analyse des données dans la gestion de votre cabinet

Quand j'ai commencé à exercer comme praticienne en Hygiène de vie et Naturopathie, j'étais comme la plupart d'entre-vous. J'avais à peine conscience d'être une entrepreneuse et je ne mesurais pas à quel point le pilotage de ma société, aussi petite soit-elle, était important. Pourtant, très rapidement je sentais que j'étais limitée et qu'il me manquait des informations pour être totalement à l'aise dans ce nouvel environnement. J'avais besoin de données, triées, structurées, organisées pour éviter certains écueils. Aujourd'hui, je suis d'autant plus convaincue que les indicateurs sur notre activité sont indispensables. Je vous en parle dans cet article.

L'analyse des données, plus qu'un effet de mode

Bien sûr, avec le développement de l'informatique nous nous sommes habitués à voir des tableaux de synthèse, des diagrammes et autres camemberts pour nous présenter des informations chiffrées de façon plus lisible.

L'avantage principal de ce mode de présentation est la clarté : de façon très intuitive, nous comprenons l'information clef que le diagramme synthétise sous nos yeux. Par conséquent, nous pouvons prendre des décisions plus rapidement, mais surtout en guidant mieux nos choix.

Pour en arriver à ces présentations, les logiciels examinent, traitent, et sélectionnent les informations récoltées. Dans le cas du logiciel de gestion de cabinet Jupi'Terre, il peut s'agir aussi bien d'informations concernant le nombre de prises de rendez-vous que le chiffre d'affaires ou le type de prestations proposées.

Aujourd'hui, nous sommes habitués à utiliser des applications de gestion de budget ou recevoir des synthèses de réunions. Cela conditionne notre regard et nous avons de plus en plus de facilité à lire les informations condensées de cette façon.

Plus qu'une forme de communication et d'organisation, la présentation de données analysées répond à de réels besoins. C'est dorénavant un outil incontournable de la gestion de cabinet.

Pourquoi l'analyse de données est importante pour votre cabinet ?

Grâce à des données correctement sélectionnées, triées et présentées vous pouvez :

• identifier les tendances de votre activité
• comprendre les besoins de vos clients
• ajuster vos services
• optimiser votre organisation du travail
• réduire vos dépenses
• investir sur ce qui fonctionne le mieux pour vous

Correctement paramétrés, tous les indicateurs à votre disposition vous offrent une vision claire de votre aventure entrepreneuriale. Si on vous pose la question de votre taux de remplissage, de votre marge ou de la répartition de vos prestations, vous êtes en mesure de répondre simplement, clairement et rapidement. C'est un gage de confiance pour vos partenaires ou vos collaborateurs.

Gagnez en efficacité

Vous avez certainement une idée de ce qui fonctionne bien et de ce qui fonctionne moins auprès de vos clients ? Mais en êtes-vous sûr(e) ? On a souvent des ressentis, des impressions qui demandent au moins vérification pour prendre des décisions éclairées.

Que votre instinct ne vous trompe pas ou que vous n'ayez pas un feeling sans failles, il est toujours préférable de s'appuyer sur des informations claires et solides pour faire les choix importants concernant le développement de votre cabinet.

Par exemple, si vous vous êtes lancé il y a peu en louant un cabinet partagé, vous avez peut-être l'impression que vous avez assez de clients pour prendre votre propre cabinet.

Avoir des chiffres fiables et solides est dans ce cas particulièrement important :

• vous devez savoir combien de clients vous recevez en rendez-vous chaque mois
• est-ce qu'il y a des périodes de creux ?
• vous devez aussi connaître votre revenu moyen par rendez-vous
• il est important de capter la régularité à laquelle vos clients viennent vous voir, le nombre de rendez-vous annuelles ou encore les périodes auxquelles certains viennent plus que d'autres…
• avoir une idée précise de la fidélité et de l'engagement de votre clientèle vous aidera à investir en confiance et de la bonne façon
• il est également utile de connaître vos coûts fixes pour évaluer le budget que vous pouvez investir
• …

Toutes ces questions réclament des réponses qui ne peuvent s'appuyer sur le simple ressentis. Vos interlocuteurs financiers auront plus confiance en vous, vous écouteront plus facilement et vous accompagneront plus volontiers.

Améliorez votre rentabilité

Je sais que certains praticiens ont un peu de mal avec cette notion, mais c'est tout de même votre activité qui vous fait vivre. Sans penser uniquement à travers ce prisme, vous allez naturellement chercher un équilibre entre ce que vous apportez à vos clients, votre épanouissement personnel et votre développement économique.

Pour cela, l'analyse des données est particulièrement utile : vous pouvez par exemple confirmer ou infirmer les meilleurs jours et horaires d'ouverture pour vos rendez-vous. Avec les bons chiffres, vous pouvez concentrer vos efforts aux bons moments et au bon endroit.

Selon la localisation géographique de votre clientèle vous pourriez décider de louer un cabinet sur un secteur particulier ou au contraire privilégier les rendez-vous en visio.

Les données dont vous disposez permettent d'appuyer ou de contredire vos impressions.

Investir et se faire accompagner

Les données dont vous disposez dans la gestion de votre cabinet vous sont également très utiles auprès des partenaires de votre entreprise. Si vous vous faites accompagner pour votre business plan ou lorsque vous préparez votre bilan comptable, les données présentées par votre logiciel de gestion vous permettent de mieux comprendre votre résultat.

Les chiffres dont vous disposez vous permettent également d'apporter des arguments clairs et concis auprès des organismes de financement de votre activité. Ainsi, lorsque vous voulez par exemple investir dans un cabinet, vous pouvez facilement démontrer que votre activité est en croissance et que vous pourrez rembourser un crédit.

Personnalisez les données

Chaque praticien a des objectifs personnels différents. Certains chercheront à augmenter leur chiffre d'affaires, d'autres à remplir un agenda concentré sur 2 ou 3 jours par semaine, d'autres encore chercheront à mettre en avant une pratique plutôt qu'une autre.

Pour se motiver et l'aider à atteindre ces objectifs, il est nécessaire de faire ressortir les données les plus pertinentes pour pouvoir les lire correctement et en tirer les bonnes conclusions.

Des données adaptées à la gestion de cabinet

Vous le savez, j'ai développé mon propre logiciel de gestion de cabinet pour répondre d'abord à mes besoins de praticienne débutante. Au fil des ans, j'ai amélioré et enrichi la solution pour qu'elle corresponde à la plupart des besoins des professionnels du bien-être. Aujourd'hui, le logiciel Jupi'Terre est constamment optimisé pour répondre à vos exigences et aux besoins de vos clients tout en respectant la législation sur la protection des données (RGPD).

Jupi'Terre permet d'obtenir des informations précieuses sur les performances de votre cabinet grâce à nos statistiques. En un clin d'œil, vous pouvez voir l'évolution de votre chiffre d'affaires, les prestations qui fonctionnent le mieux ou le moins bien et ainsi prendre des décisions éclairées pour optimiser votre activité.

Vous l'aurez compris, bénéficier d'outils d'analyse de données est essentiel pour moi. Sans ça je n'aurai certainement pas aussi bien vécu mes premières années de pratique. Surtout, je n'aurais pas osé investir de la même façon puisque j'aurais eu le sentiment de piloter un avion ou une voiture sans tableau de bord.

Pour moi, l'analyse des données n'est pas simplement un petit plus pour un cabinet de professionnel du bien-être, c'est une véritable nécessité. Avec un logiciel comme Jupi'Terre, vous pouvez transformer des données brutes en décisions éclairées qui participeront au développement de votre activité et de votre cabinet.

J'espère sincèrement que les solutions mises en place par l'équipe de La Boîte Naturo vous rendront autant service que ce que j'avais mis en place lors de mon lancement d'activité.