Dans le monde numérique actuel, la collecte et le stockage des données est un processus délicat, surtout dans le secteur du bien-être où les informations personnelles et sensibles sont au centre de nos pratiques.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a introduit une nouvelle ère de responsabilité et de transparence, obligeant tous les professionnels du bien-être à repenser leurs méthodes de gestion des données. Nous avons donc décidé de vous proposer un petit guide simplifié pour vous aider à adopter les meilleures pratiques de collecte et de stockage des données.
Comprendre le RGPD
Avant de plonger dans les mécanismes de la collecte et du stockage des données, il est crucial de comprendre ce qu'implique ce fameux RGPD. Entré en vigueur en mai 2018, ce règlement vise à protéger les informations personnelles des citoyens de l'Union Européenne et à harmoniser les lois sur la protection des données à travers l'Europe.
Pour les professionnels du bien-être, cela signifie que toute donnée recueillie doit être traitée de façon sécurisée, légale et transparente. Gardez bien en tête ces trois termes.
Nous expliquons précisément pourquoi vous êtes particulièrement concernés par le RGPD, dans cet article détaillé.
Principes clés du RGPD :
- Consentement explicite dans le cas de collecte de données de santé : le consentement de vos clients doit être clairement exprimé, spécifique à un usage précis et donné librement (sans contrainte) pour le traitement de leurs données personnelles de santé.
- Minimisation des données : seules les données nécessaires au service fourni doivent être collectées.
- Protection par défaut : la sécurité des données doit être intégrée dès la conception des parcours utilisateurs sur vos sites… et dans le monde physique.
- Transparence : vos clients doivent être informés de la collecte et de l'utilisation de leurs données.
- Droit d'accès et de suppression : les clients ont le droit de consulter et de demander la suppression de leurs données.
Pour en savoir plus sur les enjeux et implications du RGPD dans votre activité, lisez notre article complet.
Bonnes pratiques de collecte des données
Une fois ces principes exposés… il faut les mettre en place. Un peu d'organisation et le tour est joué… Le RGPD, ça doit faire partie de votre protocole d'accompagnement client.
Obtenir un consentement clair
La collecte des données de santé commence toujours par un consentement éclairé. Assurez-vous que vos formulaires de consentement sont compréhensibles, accessibles et ne contiennent pas de jargon inutile.
Cela englobe également l'option pour le client de retirer son consentement à tout moment.
Collecter uniquement ce qui est nécessaire
Récoltez strictement ce qui est indispensable pour fournir vos services. Tout ajout devrait être justifié par un besoin concret et non par la commodité de la possession de données "au cas où".
Par exemple, si vous n'avez pas besoin de l'adresse postale de vos clients… vous n'avez pas à la demander. Si vous en avez besoin pour la facturation… ce n'est que pour la facturation, pas pour envoyer une publicité… et encore moins permettre à un tiers de faire de la publicité auprès de vos clients.
Stratégies de Stockage des Données Sécurisé
Crypter les Informations Sensibles
Le chiffrement est essentiel pour protéger la confidentialité des données. Utilisez des standards de cryptage reconnus pour assurer que même en cas de brèche, les informations restent illisibles.
Vous êtes pro du bien-être, pas expert en informatique ?! Choisissez simplement des solutions qui vous assurent ce niveau de service. Chez la Boîte Naturo, on connaît les bonnes adresses !
Accès contrôlé aux données
Limitez l'accès aux données uniquement au personnel nécessaire (seulement vous la plupart du temps). Mettez en place un système d'authentification forte et suivez attentivement les accès aux données sensibles.
Mise en œuvre d'une politique de confidentialité compréhensible
Votre politique de confidentialité doit être facile à trouver et à comprendre pour vos clients. Pas de jargon, pas d'embrouille : de la clarté. Tant mieux, plus vous êtes clairs, plus vous donnez confiance à vos clients.
Votre politique de confidentialité doit expliquer comment les données sont collectées, utilisées et protégées, ainsi que les droits des clients concernant leurs données.
Formez vos collaborateurs
Si vous travaillez avec des collègues, secrétaires et autres partenaires proches, assurez-vous que tous les membres de votre équipe comprennent les principes du RGPD et soient formés aux bonnes pratiques de manipulation des données. Des sessions régulières de formation peuvent aider à maintenir le niveau requis de compétence.
Si votre équipe, c'est Jupi'Terre… vous êtes tranquille !
Avantages d'un logiciel de gestion de cabinet conforme au RGPD
Utiliser un logiciel de gestion de cabinet peut grandement simplifier votre mise en conformité avec le RGPD. Voici quelques avantages clés :
- Automatisation de la collecte de consentement : enregistrez le consentement de manière systématique et traçable.
- Sécurité renforcée des données : un bon logiciel de gestion de cabinet offre des fonctionnalités comme le cryptage automatique et les sauvegardes régulières sur des serveurs situés en Europe.
- Facilité d'accès et de suppression des données : à la demande des clients, vous devez pouvoir accéder rapidement à leurs informations ou procéder à leur effacement.
Choisissez le logiciel adapté
En sélectionnant un logiciel, vérifiez que celui-ci est conçu en tenant compte du RGPD. Il doit faciliter la mise en œuvre des bonnes pratiques mentionnées ci-dessus et offrir une sécurité sans faille. S'il est pensé pour le RGPD, il est donc pensé pour une expérience satisfaisante de vos clients.
Jupi'Terre est justement un outil puissant qui aide votre entreprise à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités clés :
- Sauvegarde sécurisée : vos données sont précieuses et sensibles, surtout quand il s'agit de santé. Jupi'Terre les protège en les sauvegardant sur des serveurs HDS (Hébergeur de Données de Santé) certifiés en France. Cela signifie que vos informations sont stockées en toute sécurité et conformément aux normes les plus strictes.
- Recueil du consentement client : avec Jupi'Terre, vous pouvez facilement obtenir l'accord de vos clients avant de traiter leurs données. C'est une étape essentielle pour respecter le RGPD, et notre système rend ce processus simple et transparent.
- Mot de passe robuste : la sécurité commence par un bon mot de passe. Jupi'Terre assure que tous les comptes sont protégés par des mots de passe forts, réduisant ainsi le risque d'accès non autorisé aux données que vous collectez.
- Connexion sécurisée HTTPS : Lorsque vous accédez à Jupi'Terre, la connexion est sécurisée par HTTPS. Cela garantit que toutes les données échangées entre votre appareil et les serveurs que nous utilisons sont cryptées et protégées contre les écoutes indiscrètes.
- Politique de confidentialité : Nous prenons la transparence au sérieux. C'est pourquoi nous informons tous vos clients de votre politique de confidentialité directement via leur espace personnel. Vos clients sauront exactement comment et pourquoi leurs données sont utilisées.
En utilisant Jupi'Terre, vous avez l'assurance que la conformité au RGPD n'est pas seulement un objectif, mais un moyen de développer votre activité en toute sérénité.
Pour découvrir les autres qualités de notre solution, c'est par ici.
Pour les professionnels du bien-être, s'aligner avec les directives du RGPD n'est pas seulement une obligation légale, c'est également un gage de confiance pour les clients. En mettant en pratique ces stratégies, vous vous assurez de protéger non seulement les données personnelles de vos clients mais aussi l'intégrité et la réputation de votre cabinet.
Un bon logiciel de gestion de cabinet devient alors un allié précieux, vous permettant de respecter le cadre réglementaire tout en vous concentrant sur ce que vous faites de mieux : prendre soin du bien-être de vos clients.
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J'y partage toutes les astuces que j'ai pu mettre en pratique lors de mon activité de Praticienne en Hygiène de vie et Naturopathie mais aussi issues des nombreux échanges avec plusieurs centaines de praticiens.
